Heldere afspraken,
met aandacht opgesteld.

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden gelden voor offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Elarae Studio en de klant voor onder meer branding, logo- en huisstijlontwikkeling, webdesign en websiteontwikkeling, webshops, social media design, fotografie, visuals, content, AI-video’s, virtuele merkambassadeurs en marketingmaterialen.

De specifieke offerte of schriftelijke projectbevestiging beschrijft de opdracht en gaat voor wanneer die afwijkt van deze voorwaarden. Voor consumenten blijven dwingende wettelijke rechten altijd gelden. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.

Offertes en prijsopgaven

Een offerte beschrijft, voor zover van toepassing, de diensten, resultaten, prijs, planning, inbegrepen revisierondes, betaalmomenten en eventuele kosten van derden. De offerte is geldig tot de datum die erin staat. Als geen geldigheidsdatum is vermeld, kan Elarae Studio de offerte na 30 kalenderdagen herzien.

Een opdracht komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk aanvaardt, bijvoorbeeld per e-mail, en eventuele afgesproken voorwaarden voor de start zijn vervuld. Extra werk buiten de overeengekomen scope wordt vooraf besproken en kan pas na schriftelijk akkoord worden aangerekend.

Prijzen en betaling

De toepasselijke prijs en de behandeling van btw staan in de offerte en factuur. Eventuele platform-, licentie-, hosting-, domein-, druk-, reis- en andere externe kosten zijn alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk is vermeld.

Als een voorschot of betaling in fases is afgesproken, worden de bedragen en momenten vermeld in de offerte. De definitieve bestanden worden geleverd nadat alle opeisbare bedragen voor het project volledig zijn betaald, behoudens dwingende wettelijke rechten van de klant.

Betalingstermijnen

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij de offerte of factuur een andere termijn vermeldt. Betaling gebeurt via de betaalgegevens op de factuur. Een factuur betwisten doet de klant gemotiveerd en schriftelijk binnen een redelijke termijn; het onbetwiste deel blijft betaalbaar.

Laattijdige betaling

Voor een consument past Elarae Studio de wettelijke regels toe. Dat betekent onder meer dat bij een onbetaalde factuur eerst een kosteloze herinnering wordt verstuurd en de wettelijk bepaalde wachttermijn wordt gerespecteerd voordat eventuele interesten of een forfaitaire vergoeding verschuldigd kunnen worden. Eventuele bedragen blijven binnen de wettelijke grenzen.

Voor professionele klanten kunnen, voor zover wettelijk toegestaan en vooraf correct overeengekomen, nalatigheidsinteresten en redelijke invorderingskosten verschuldigd zijn na het verstrijken van de betalingstermijn. Elarae Studio kan na een ingebrekestelling de uitvoering opschorten zolang opeisbare facturen onbetaald blijven.

Oplevering van projecten

De planning en oplevermomenten worden in de offerte afgesproken. Genoemde termijnen zijn streefdata, tenzij uitdrukkelijk een bindende datum is overeengekomen. De klant bezorgt tijdig de nodige teksten, beelden, toegangen, feedback en goedkeuringen. Vertragingen die hierdoor ontstaan, verschuiven de planning redelijkerwijs.

De klant controleert de oplevering en meldt zichtbare fouten of afwijkingen binnen een redelijke termijn, zodat partijen samen een oplossing kunnen afspreken. Na goedkeuring of ingebruikname gelden latere wijzigingen als nieuw werk, behalve waar de wet anders bepaalt.

Revisierondes en wijzigingen

Het aantal inbegrepen revisierondes en de manier waarop feedback wordt aangeleverd, staan in de offerte. Een revisieronde is één gebundelde lijst met aanpassingen binnen de goedgekeurde richting. Nieuwe richtingen, extra pagina’s, nieuwe functionaliteit of wijzigingen na goedkeuring vallen buiten de oorspronkelijke opdracht en worden eerst afzonderlijk geprijsd.

Auteursrechten en intellectuele eigendom

Elarae Studio behoudt de intellectuele rechten op eigen concepten, voorstellen, ontwerpen en werkwijzen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De offerte bepaalt welke gebruiksrechten of eventuele overdracht gelden voor de definitieve, betaalde resultaten. Tot volledige betaling mag de klant deze resultaten niet publiceren, reproduceren of commercieel gebruiken.

Rechten op lettertypes, stockbeelden, software, plugins en andere materialen van derden blijven onderworpen aan de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbende. Niet-geselecteerde concepten en voorstellen mogen niet zonder toestemming worden gebruikt.

Levering van bestanden

Elarae Studio levert de definitieve bestanden in de formaten die in de offerte staan, nadat de projectfacturen volledig zijn betaald. Bewerkbare bronbestanden, ruwe foto’s, projectbestanden, lettertypebestanden en interne werkdocumenten zijn niet inbegrepen, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken. De klant bewaart zelf een veilige kopie van de geleverde bestanden.

Verantwoordelijkheid van de klant

De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en tijdige aanlevering van teksten, afbeeldingen, logo’s, productinformatie, prijzen, contactgegevens en andere materialen. De klant bevestigt dat hij of zij over de nodige rechten en toestemmingen beschikt om die materialen te laten gebruiken.

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke en wettelijke juistheid van informatie over diens producten, diensten, privacy, cookies, verkoopvoorwaarden en reclame, behalve voor zover een afzonderlijke opdracht deze onderdelen uitdrukkelijk aan Elarae Studio toevertrouwt. De klant controleert alle gegevens vóór publicatie.

Annulering en herroeping

Een consument die een overeenkomst op afstand sluit, kan in beginsel binnen 14 kalenderdagen herroepen wanneer de wet dat recht toekent. Wil de consument dat de dienstverlening al binnen die termijn start, dan vraagt Elarae Studio daarvoor vooraf diens uitdrukkelijke verzoek en verstrekt de wettelijk vereiste informatie. Bij herroeping nadat de uitvoering op verzoek is gestart, kan alleen de wettelijk toegestane evenredige vergoeding voor reeds geleverde diensten verschuldigd zijn. Het herroepingsrecht vervalt pas in de gevallen en onder de voorwaarden die de wet bepaalt.

Voor zover dwingend consumentenrecht niet anders bepaalt, kan een reeds gestart maatwerkproject niet kosteloos worden stopgezet: de klant betaalt het uitgevoerde werk en vooraf goedgekeurde, niet-annuleerbare kosten van derden. Een eventueel terug te betalen saldo wordt verrekend met deze bedragen. Voor zakelijke klanten gelden de annuleringsafspraken uit de offerte; bij gebrek daaraan worden uitgevoerd werk en goedgekeurde, niet-recupereerbare kosten afgerekend.

Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een vertraging of tekortkoming die het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals langdurige netwerk- of platformstoringen, ernstige ziekte, overheidsmaatregelen, brand of natuurrampen. De betrokken partij brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte en beperkt de gevolgen waar redelijkerwijs mogelijk. Als de situatie langdurig voortduurt, bespreken partijen een passende beëindiging en afrekening van reeds uitgevoerd werk.

Beperking van aansprakelijkheid

Elarae Studio voert de opdracht zorgvuldig uit, maar kan geen bepaald commercieel resultaat, omzet, conversie, zoekmachineranking of ononderbroken werking van diensten van derden garanderen. Voor zover wettelijk toegestaan is Elarae Studio niet aansprakelijk voor indirecte schade, winstderving of omzetverlies die niet rechtstreeks uit een toerekenbare tekortkoming voortvloeit.

Geen enkele bepaling sluit aansprakelijkheid uit waar dat wettelijk verboden is, waaronder aansprakelijkheid voor opzet, persoonlijke letselschade of andere rechten waarvan de klant geen afstand kan doen. Voor consumenten blijven alle dwingende wettelijke rechten behouden.

Privacy en gegevensverwerking

Elarae Studio verwerkt persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetgeving en de privacyverklaring. Wanneer Elarae Studio voor een project persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, leggen partijen waar nodig de afspraken vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

Portfolio en referenties

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, mag Elarae Studio een gerealiseerd project na de openbare lancering tonen in het eigen portfolio en op sociale media, uitsluitend voor presentatie van het werk. Vertrouwelijke informatie wordt niet gedeeld. De klant kan vóór de start schriftelijk aangeven dat het project niet publiek mag worden getoond. Voor persoonsgegevens, portretten, getuigenissen of materiaal van derden wordt alleen gebruikgemaakt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond en eventuele vereiste toestemming bestaat.

Virtuele merkambassadeurs en AI-content

Voor iedere klant wordt een eigen virtuele merkambassadeur ontwikkeld die aansluit bij diens merkidentiteit. Sofia is het exclusieve merkpersonage van Elarae Studio. Klanten mogen Sofia niet gebruiken, kopiëren, laten aanpassen of verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

AI-beelden, teksten, stemmen en video’s worden gemaakt met de afgesproken tools en input. De klant controleert de inhoud vóór publicatie en zorgt voor toestemming wanneer herkenbare personen, stemmen of andere beschermde elementen worden gebruikt. Door de aard van generatieve AI kan Elarae Studio geen wereldwijde uniciteit of exclusieve auteursrechtelijke bescherming van elk AI-resultaat garanderen, behalve wanneer dit schriftelijk en juridisch geldig is overeengekomen.

Webhosting en domeinnamen

Domeinnamen, hosting, platformabonnementen, e-maildiensten, thema’s, plugins en betaalproviders zijn diensten van derden en worden alleen beheerd door Elarae Studio wanneer dat in de offerte staat. De klant blijft eigenaar en verantwoordelijke van eigen accounts, domeinverlengingen, abonnementen, inhoud en back-ups, tenzij anders afgesproken.

Beschikbaarheid, wijzigingen of storingen van externe platforms vallen buiten de redelijke controle van Elarae Studio. Onderhoud, beveiligingsupdates, back-ups en support na oplevering zijn alleen inbegrepen wanneer ze afzonderlijk zijn overeengekomen.

Toepasselijk recht en geschillen

Op overeenkomsten met Elarae Studio is Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Dit artikel doet geen afbreuk aan dwingende regels over de bevoegde rechter of de bescherming van consumenten.

Contact en identificatie

Voor vragen over deze voorwaarden of een project kun je contact opnemen via elarae.studio@hotmail.com of elaraestudio.be.

Laatste update: november 2026